Quatre pages extraites d’un rapport de diagnostic : la synthèse, le relevé du terrain, la priorisation et la feuille de route. Le rapport complet en fait huit à douze.
Sur les cinq services observés, sept tâches répétitives mobilisent l’équivalent d’un mi-temps. Elles sont toutes dues à des informations qui existent déjà sous forme numérique et qui sont ressaisies à la main d’un outil à l’autre.
1. Lecture automatique des bons de livraison fournisseurs. 14 h par mois en comptabilité, environ 6 400 € par an. Solutions du marché matures, données disponibles, équipe demandeuse.
2. Rapprochement commande, livraison, facture. 11 h par mois, et surtout la source des avoirs non réclamés repérés dans l’une des agences.
3. Classement des pièces de chantier — sans IA. 9 h par mois perdues à chercher des documents. Votre gestion documentaire actuelle le fait déjà : c’est un paramétrage et deux heures de formation, pas un achat.
Entre 9 000 et 16 000 € la première année pour les deux premiers chantiers, maintenance comprise, selon le prestataire retenu. Le troisième ne coûte que du temps interne.
Relevé lors de six entretiens de trente minutes et d’une demi-journée d’observation. Les durées sont celles annoncées par les personnes qui font le travail, pas des moyennes de marché.
| Tâche | Service | Fréquence | h / mois | € / an |
|---|---|---|---|---|
| Saisie des bons de livraison fournisseurs | Comptabilité | 40 par semaine | 14 | 6 384 |
| Rapprochement commande, livraison, facture | Achats | quotidien | 11 | 5 016 |
| Recherche de pièces de chantier | Conduite de travaux | plusieurs fois par jour | 9 | 4 104 |
| Ressaisie des devis dans l’ERP | ADV | 25 par semaine | 9 | 4 104 |
| Relance des impayés | Comptabilité | hebdomadaire | 7 | 3 192 |
| Édition du reporting mensuel | Direction | mensuel | 6 | 2 736 |
| Mise à jour des tarifs fournisseurs | Achats | trimestriel | 5 | 2 280 |
| Total relevé | 61 | 27 816 | ||
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Total : 11 sur 24. En dessous de 12, la règle est de traiter les prérequis avant de déployer. Concrètement : désigner un porteur interne, arrêter un budget, et réduire les classeurs parallèles côté commerce avant d’ouvrir le chantier 2.
Score = (gain × 2) + faisabilité + adhésion − risque. Les trois premiers forment la feuille de route.
| Cas d’usage | Gain €/an | Gain | Fais. | Adh. | Risque | Score |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Lecture des bons de livraison | 6 384 | 3 | 5 | 4 | 1 | 14 |
| Rapprochement commande, livraison, facture | 5 016 | 3 | 4 | 4 | 2 | 12 |
| Classement documentaire (sans IA) | 4 104 | 2 | 5 | 5 | 1 | 13 |
| Ressaisie des devis | 4 104 | 2 | 3 | 3 | 2 | 8 |
| Assistant conversationnel commerce | non chiffrable | 1 | 2 | 4 | 4 | 4 |
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Paramétrer le classement documentaire existant et former les conducteurs de travaux. Aucun achat. Désigner le porteur interne et arrêter le budget du chantier 1.
Lecture automatique des bons de livraison. Trois prestataires à consulter, cahier des charges fourni. Il décrit le travail réel de vos équipes et la spécification technique correspondante, pour que les trois offres portent sur le même périmètre et deviennent comparables. Critères de choix posés : prix à l’unité traitée, hébergement des données en Europe, réversibilité des exports, références chez des négoces de taille comparable.
Rapprochement automatisé, une fois les classeurs commerce réduits et le premier chantier en production depuis trois mois.
Consultation et sélection des prestataires du chantier 1 : rédaction du cahier des charges, mise en concurrence, analyse comparée des offres et négociation. Elle fait l’objet d’une proposition distincte, chiffrée selon le nombre de prestataires à consulter.
Ceux-ci sont fictifs. Les vôtres seront relevés chez vous, auprès des personnes qui font le travail, et convertis avec votre coût horaire. Ce qui ne changera pas, c’est le format : une première page qui suffit à décider, et une liste de ce qu’il ne faut pas acheter.
Et ce qui ne changera pas non plus, c’est la raison d’être du document : un projet mal défini se paie deux ou trois fois, une fois au devis puis en avenants, et parfois une troisième quand il faut tout reprendre. Ce rapport coûte moins que le plus petit de ces projets.